Factuur niet betaald?

Een onbetaalde factuur los je in de meeste gevallen op met een vriendelijke herinnering, gevolgd door een formele aanmaning met een duidelijke termijn. Blijft betaling daarna uit, dan kun je de vordering uit handen geven aan een professionele partij. Zzp’ers en mkb’ers lopen regelmatig tegen wanbetalers aan, en juist voor kleine ondernemers telt elke euro die blijft openstaan.

Waarom wachten je geld kost

Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner doorgaans de kans dat er nog betaald wordt. Zit je debiteur (de klant die nog moet betalen) krap, dan betaalt hij eerst de schuldeisers die het hardst aan de bel trekken. Wie maanden stil blijft, belandt onderop de stapel. Snel en consequent opvolgen is daarom geen onbeleefdheid, maar gewoon goed ondernemerschap.

Begin met een herinnering en een formele aanmaning

De eerste stap is een korte betalingsherinnering, want vaak is een onbetaalde factuur simpelweg vergeten. Helpt dat niet, dan volgt een aanmaning waarin je een concrete betaaltermijn stelt.

Let op het verschil tussen klanten. Bij een particuliere klant ben je wettelijk verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen met een termijn van veertien dagen, voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Bij zakelijke klanten geldt die verplichting niet. Daar mag je na de vervaldatum incassokosten rekenen, plus wettelijke handelsrente (de rente die de wet koppelt aan te late betaling tussen bedrijven). Kondig die kosten ook aan in je aanmaning, want dat verhoogt de druk op de debiteur.

Vordering uit handen geven: welke partij kies je?

Betaalt de klant ook na de aanmaning niet, dan is het verstandig de vordering uit handen te geven. Veel ondernemers denken dan als eerste aan een incassobureau. Zo’n bureau stuurt sommaties (dringende betaalverzoeken) en belt de debiteur na om hem alsnog tot betaling te bewegen. Het loont om vooraf na te lezen wat een incassobureau precies doet en wat je ervan mag verwachten.

Toch is een incassobureau inschakelen niet in elke situatie de sterkste zet. Een incassobureau heeft namelijk geen wettelijke bevoegdheden. Werkt de debiteur niet mee, dan houdt het daar op en moet de zaak alsnog naar een advocaat of deurwaarder. Je verliest dan tijd, terwijl de kans op betaling juist afneemt naarmate de vordering langer openstaat.

Wat een incassoadvocaat méér kan dan een incassobureau

Een incassoadvocaat heeft bevoegdheden die een incassobureau mist. Een advocaat kan bijvoorbeeld met toestemming van de rechter beslag laten leggen op de bankrekening van de debiteur. In het uiterste geval kan hij zelfs het faillissement van een wanbetaler aanvragen. Dat verschil merkt de debiteur, want een brief van een advocatenkantoor komt doorgaans harder aan dan de zoveelste sommatie.

Een voorbeeld van zo’n partij is e-Legal incasso advocaten uit Rotterdam. Dit is nadrukkelijk een advocatenkantoor en geen incassobureau. Het werkt voor het buitengerechtelijke traject op basis van no cure no pay: levert de incasso niets op, dan betaal je geen incassokosten. Voor ondernemers is dat een laagdrempelige manier om zwaarder geschut in te zetten zonder groot financieel risico vooraf.

Duidelijke afspraken voorkomen de volgende wanbetaling

Een geslaagd incassotraject is mooi, maar voorkomen blijft beter. Twee zaken maken het grootste verschil:

• Heldere algemene voorwaarden, met daarin je betalingstermijn en de afspraak dat incassokosten voor rekening van de klant komen.

• Strak factuurbeheer: factureer direct na levering en stuur binnen een week na de vervaldatum je eerste herinnering.

Zo weet elke klant vooraf waar hij aan toe is en sta je juridisch sterk als het toch misgaat. Loopt er op dit moment al een factuur te lang open? Stuur dan vandaag nog een aanmaning met een duidelijke betaaltermijn. Daarmee zet je die termijn in gang en kun je daarna zonder vertraging doorschakelen naar een incassopartij die wél kan doorpakken.